Política de Tratamiento de Datos Personales

1.- INTRODUCCIÓN

IntiCo USA CORP, es responsables del tratamiento de datos. La protección de los datos personales es muy importante para nosotros y como parte normal de nuestras actividades recolectamos y tratamos datos de nuestros usuarios, clientes, proveedores y trabajadores (los titulares). Esta política aplica a todos los tratamientos de datos personales que hacemos y describe e informa a los titulares de los datos personales los tipos de datos que recolectamos, las finalidades y medios del tratamiento, así como los derechos de los titulares y los procedimientos para ejercerlos. Al aceptar esta política, los titulares de los datos personales nos autorizan expresamente a darle tratamiento para los fines y usos aquí informados y descritos.

2.- DEFINICIONES

Las siguientes definiciones se tendrán en cuenta tanto para la presente política como para el tratamiento de datos personales.

Clientes: Persona natural o jurídica a la cual una o varias de la sociedad le pueda prestar potencialmente, le presta o prestó servicios profesionales en virtud de una relación comercial preexistente. Personas naturales con quienes la sociedad tiene una relación comercial o de capacitación en desarrollo del objeto social de la sociedad.

Proveedores: Persona natural o jurídica que suministra bienes y/o servicios a una o más de la sociedad en virtud de una relación comercial preexistente. Personal Persona natural que presta o prestó servicios personales a cualquiera de la sociedad en virtud de un contrato de trabajo.

Visitante: Toda persona natural que se encuentre en las instalaciones de las oficinas de cualquiera de la sociedad y que no tenga la calidad de Empleado actual.

Postulantes: Personas naturales que, por interés laboral, se presentan para procesos de selección de personal convocados por la sociedad o remiten información con la finalidad de poder adelantar los procesos respectivos de contratación de personal de las Sociedades.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Encargado del tratamiento: Quien realiza el tratamiento de los datos personales por encargo de cualquiera de la sociedad en virtud de una relación jurídica que le vincula con alguna de ellas y delimita el ámbito de su actuación.

Responsable del tratamiento: Quien, por su situación jurídica, decide sobre el tratamiento de datos personales.

3.- INFORMACIÓN PERSONAL RECOLECTADA Y MEDIOS DE RECOLECCIÓN:

En orden de efectuar la recopilación de datos personales y el correspondiente consentimiento del Titular, se considerará lo siguiente:

3.1 Se puede obtener información personal directamente de los titulares o de diferentes fuentes (comercios, operadores de bases de datos, entidades financieras, entre otros). podemos obtener información también durante el procesamiento de transacciones realizadas con instrumentos de pago electrónico por las relaciones de los titulares con las entidades financieras. también es posible que tengamos una relación directa con personas naturales (trabajadores, proveedores, etc.), que nos entreguen esta información personal en conexión con esa relación jurídica o contractual.

3.2 El usuario y el visitante del sitio web conoce y acepta que podremos recoger cierta información mediante la utilización de tecnologías y metodologías, tales como cookies, tags, web beacons u otras tecnologías similares que habilitan el seguimiento de los titulares y otros usuarios cuando navegan por el sitio web. podemos utilizar esta información para autenticar a un usuario, para recordar sus preferencias para el uso del sitio web y para analizar el uso del sitio web y sus servicios. podemos utilizar esta información personal en el agregado o combinarla con la información personal que hemos recolectado de los titulares. las cookies son pequeños fragmentos de información que se almacenan en una computadora por su navegador web. las webs beacons o píxel tabs son pequeñas cadenas de código colocadas en una página web o en un mensaje de correo electrónico con el propósito de transferir información. si un titular no quiere que su información personal sea recogida a través de cookies, puede cambiar las preferencias en su propio navegador web, lo cual es de su propia responsabilidad.

3.3 Se puede solicitar y utilizar la siguiente información personal:

• Información del uso que el usuario le da al sitio Web incluyendo patrones de navegación, tiempo de estadía, el modelo de equipo, la versión del sistema operativo, los identificadores únicos y los datos sobre la red móvil, dirección IP, entre otros.

• Información que el usuario provee a la hora del registro en el sitio Web incluyendo nombre, apellido, correo electrónico, compañía y cargo, entre otros.

• Información acerca de los datos que el usuario ingresa en la aplicación incluyendo contactos (tales como nombre y apellidos, tipo y número de identificación, dirección y de correo electrónico y número de teléfono) y mensajes entre otros.

• El número de la tarjeta de crédito o de débito e información sobre sus transacciones con instrumentos de pago, como monto de la transacción, fecha y hora, lugar o comercio donde se realizó la transacción, el tipo de transacción, y el historial de compras o pagos.

• Información personal de los trabajadores y proveedores relacionada con su fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, estado civil, sexo, grados de escolaridad, experiencia laboral, referencias personales, nivel y estado socioeconómico e información financiera.

• Información personal de los trabajadores relacionada con su estado de salud, entidades de seguridad social a las que se encuentra afiliado, antecedentes disciplinarios y judiciales.

• Información personal de los trabajadores relacionada con su núcleo familiar y dependiente, y sus preferencias personales en términos de actividades y hobbies.

• Información personal de los candidatos a cualquier posición o trabajo entre la que se encuentra sus nombres y apellidos, tipo y número de identificación, teléfonos fijos y celulares de contacto, direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales), profesión u oficio, títulos, perfil académico (colegio, universidad, etc.), perfil profesional (puestos de trabajo, antecedentes, etc.) pertenencia a asociaciones profesionales o académicas, salarios y jornadas de trabajo, evaluaciones de rendimiento y/o cualquier otro dato que se incluya dentro de la hoja de vida del aspirante o candidato. Los usuarios, clientes, trabajadores y proveedores nos autorizan expresamente a confirmar la información personal suministrada acudiendo a entidades públicas, compañías especializadas o centrales de riesgo, a sus contactos o al empleador, así como a sus referencias personales, bancarias o laborales, entre otros.

4.- USO Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

Si el titular de los datos personales nos proporciona sus datos personales, nos autoriza para usar esta información para las finalidades señaladas en concordancia con lo previsto en esta Política de Tratamiento, y no procederemos a transferir o divulgar la misma fuera de nuestras bases de datos salvo que (a) el titular nos autorice a hacerlo, (b) sea necesario para permitir a nuestros contratistas, proveedores o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (c) la utilicemos nosotros o terceros para proporcionarle nuestros productos o servicios, (d) sea entregada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, (e) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, (f) implementemos un contrato de transmisión de datos personales en los términos del Decreto 1377 de 2013, o (g) según sea requerido o permitido por la ley o para las finalidades desarrolladas en la presente política de privacidad. Nosotros recolectamos y hacemos tratamiento de datos para las siguientes finalidades:

• Administrar nuestro servicio de mensajería.

• Personalizar el sitio web para el usuario.

• Habilitar el acceso de servicios para el usuario.

• Enviar información relevante del servicio como notificaciones, alertas, etc.

• Enviar cuentas y facturas al usuario.

• Recaudar los pagos del usuario.

• Enviar información de mercadeo para incentivar el uso de la herramienta.

• Proporcionar información en relación con productos, servicios y promociones, lo que incluye la administración de las correspondientes campañas y la comunicación que sobre las mismas deba hacerse.

• Contactar con fines de cumplimiento de obligaciones pecuniarias y cobro de cartera.

• En general, operar, evaluar y mejorar nuestras operaciones comerciales, desarrollar nuevos productos y servicios, realizar campañas de mercadeo, alianzas comerciales y realizar estudios de mercado, así como para efectuar las actividades de monitoreo e investigación del comportamiento del establecimiento de comercio en el sistema y en el mercado, ligadas a los deberes de conocimiento del cliente y su mercado.

• Gestionar las relaciones con proveedores y empleados lo cual puede incluir actualización de datos o llevar a cabo controles reglamentarios.

• Para fines de seguimientos del negocio, estadísticos, econométricos, de investigación, segmentación y desarrollo de mercados, productos y valores agregados para los establecimientos de comercio, entidades financieras, clientes y usuarios.

• Para gestionar el cumplimiento de los términos establecidos en la relación laboral como: Afiliación y aportes a las entidades de seguridad social, creación de contrato laboral, generación de pagos y beneficios laborales.

• Para incluir dentro de las actividades de los programas de capacitación, desarrollo, bienestar, salud ocupacional y seguridad que establece la compañía para sus empleados. Para procesar las aplicaciones de vinculación laboral que recibimos por parte de los candidatos, dar trámite a las mismas y definirlas dentro del tiempo estipulado, según el proceso de selección o la convocatoria.

• Para finalidades históricas y estadísticas, para lo cual se utilizarán mecanismos de anonimización.

• Para transferirla o transmitirla a terceros países, conforme los dispone la ley.

• Para cualquier otra finalidad que haya sido autorizada por el titular. Salvo lo aquí descrito, no se vende o comparte los datos personales que se recolecta o trata. Cuando se requiera revelar algún tipo de información a nuestros agentes o subcontratistas, como encargados del tratamiento, el agente o subcontratista se verá en la obligación de usar la información según esta política de tratamiento y deberá garantizar la confidencialidad de la información. Adicionalmente al revelar la información necesaria para los motivos anteriormente mencionados, podemos revelar su información cuando así la ley lo requiera, mediante orden judicial. La custodia de la información será por diez años desde el último tratamiento. En todo caso, la información suministrada permanecerá almacenada por todo el tiempo necesario para permitirnos el cumplimiento de las finalidades aquí previstas y para el cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales a nuestro cargo especialmente en materia laboral, contable, fiscal y tributaria o por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate ya los aspectos administrativos, laboral, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento previsto en la ley.

5.- CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

Para nosotros la seguridad de la información es muy importante, por lo tanto resulta fundamental proteger esta información y los activos que la contienen, de cualquier pérdida de confidencialidad, integridad o disponibilidad, tanto accidental como intencionada, teniendo en cuenta la normatividad vigente aplicable, todo esto mediante la implementación de medidas apropiadas relacionadas con las personas, los procesos, la tecnología, la infraestructura y los servicios relacionados; y a través del fortalecimiento de la confianza que nos caracteriza la relación con nuestros clientes, miembros y usuarios. En ese sentido, tomaremos todas las precauciones razonablemente necesarias tanto técnicas como organizacionales para prevenir la pérdida, alteración o mal uso de su información personal.

6.- TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES DE EDAD

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular de dichos datos, o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, tales como los que revelen origen racial o étnico; orientación política; convicciones religiosas o filosóficas; pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos; los relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. En caso de que recolectemos y hagamos tratamiento de sus datos sensibles, estos serán tratados con cuidadosa sujeción a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012. Se informa a los titulares que no estarán obligados en ningún evento a autorizar el tratamiento de datos sensibles, y por lo tanto la prestación de nuestros servicios no está condicionada a la entrega de esta información sensible. En general no recolectamos información personal de niños o adolescentes. En caso de que se recolecten datos de niños y adolescentes, debe mediar debida autorización de sus padres, representantes o por quienes tengan la patria potestad del menor. Velaremos por el uso adecuado de los datos personales de los niños y adolescentes, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales y, en lo posible, teniendo en cuenta su opinión, como titulares de sus datos personales.

7.- DERECHOS DE LOS TITULARES Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Con la aceptación de esta Política de Tratamiento, el titular manifiesta libre, expresa y previamente haber sido informado sobre los derechos que la ley le concede como titular de sus datos personales y que se enuncian a continuación:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la entidad responsable del tratamiento o encargada del tratamiento de sus datos personales.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.

• Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a los datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal en los términos de la Ley 1581 de 2012.

• Acceder en forma gratuita una vez por mes a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, en los términos de la normatividad vigente. En caso de que, con ocasión de los contratos celebrados con terceros, estos tengan que hacer tratamiento de información, se podrán agregan a estos contratos cláusulas que establezcan restricciones o requisitos sobre el manejo de esta información. Los procedimientos para el ejercicio de sus derechos serán los siguientes: El área o dependencia encargada de la supervisión del sistema de protección de datos personales es:

Servicio al cliente

Email: soporte@intico.com.co

Teléfono: +57-1-5804954

(i) Consultas

Los titulares, las personas autorizadas o causahabientes podrán consultar su información personal que repose en nuestras bases de datos, caso en el cual les suministraremos la información solicitada, previa verificación de la legitimación para presentar dicha solicitud. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora, señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

(ii) Reclamos

Si los titulares, las personas autorizadas o los causahabientes consideran que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes, podrán presentar un reclamo ante nosotros, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

a) Su reclamo deberá formularse mediante solicitud dirigida a IntiCo Colombia, con su identificación, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, su dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, lo requeriremos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que usted presente la información requerida, entenderemos que ha desistido del reclamo. En caso de que no seamos competentes para resolver su reclamo, daremos traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y le informaremos oportunamente.

b) De ser procedente, una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

c) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Con el fin de ejercer su derecho al Habeas Data, los titulares de los datos personales podrán contactarse directamente a través de la dirección de correo electrónico soporte@intico.com.co  lo cual se tramitará de conformidad con la ley. También podrá comunicarse al teléfono +57-1-5804954 opción 3.

En todo momento los titulares podrán revocar su consentimiento al tratamiento de sus datos personales. Para ello es necesario enviarnos un correo electrónico a la siguiente dirección electrónica soporte@intico.com.co  la cual deberá contener los mismos requisitos señalados para el ejercicio de los derechos de los titulares haciendo un señalamiento de los datos personales a los cuales desea revocar su consentimiento. En el evento de cumplirse con los requerimientos legales, dentro de un plazo no mayor a quince (15) días hábiles contados a partir de la recepción de su correo, haremos la revocación de los datos solicitados. En todo momento los titulares podrán limitar el consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para las finalidades de mercadeo y promociones mediante el envío de un correo electrónico a la siguiente dirección electrónica: soporte@intico.com.co haciendo mención las limitantes. En un plazo no mayor a diez (10) hábiles, días contados a partir del envío del correo electrónico, dejaremos de hacerle llegar información.

8.- VIGENCIA Y MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

Esta Política de Protección de Datos Personales será aprobada por la Gerencia General o de quien haga sus veces, de la concordancia con los marcos legales y jurídicos que la avalan, será comunicada y socializada por el sitio Web y la Intranet, la cual entra en vigor a partir de la fecha de su publicación. Esta política fue actualizada en el sitio web e intranet el 21 de Junio de 2021 y entra en vigor a partir del 21 de Junio de 2021.

1.- INTRODUCCIÓN

IntiCo Colombia S.A.S. (NIT 900.609.904-3), es responsables del tratamiento de datos. La protección de los datos personales es muy importante para nosotros y como parte normal de nuestras actividades recolectamos y tratamos datos de nuestros usuarios, clientes, proveedores y trabajadores (los titulares). Esta política aplica a todos los tratamientos de datos personales que hacemos y describe e informa a los titulares de los datos personales los tipos de datos que recolectamos, las finalidades y medios del tratamiento, así como los derechos de los titulares y los procedimientos para ejercerlos. Al aceptar esta política, los titulares de los datos personales nos autorizan expresamente a darle tratamiento para los fines y usos aquí informados y descritos.

2.- DEFINICIONES

Las siguientes definiciones se tendrán en cuenta tanto para la presente política como para el tratamiento de datos personales.

Clientes: Persona natural o jurídica a la cual una o varias de la sociedad le pueda prestar potencialmente, le presta o prestó servicios profesionales en virtud de una relación comercial preexistente. Personas naturales con quienes la sociedad tiene una relación comercial o de capacitación en desarrollo del objeto social de la sociedad.

Proveedores: Persona natural o jurídica que suministra bienes y/o servicios a una o más de la sociedad en virtud de una relación comercial preexistente. Personal Persona natural que presta o prestó servicios personales a cualquiera de la sociedad en virtud de un contrato de trabajo.

Visitante: Toda persona natural que se encuentre en las instalaciones de las oficinas de cualquiera de la sociedad y que no tenga la calidad de Empleado actual.

Postulantes: Personas naturales que, por interés laboral, se presentan para procesos de selección de personal convocados por la sociedad o remiten información con la finalidad de poder adelantar los procesos respectivos de contratación de personal de las Sociedades.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Encargado del tratamiento: Quien realiza el tratamiento de los datos personales por encargo de cualquiera de la sociedad en virtud de una relación jurídica que le vincula con alguna de ellas y delimita el ámbito de su actuación.

Responsable del tratamiento: Quien, por su situación jurídica, decide sobre el tratamiento de datos personales.

3.- INFORMACIÓN PERSONAL RECOLECTADA Y MEDIOS DE RECOLECCIÓN:

En orden de efectuar la recopilación de datos personales y el correspondiente consentimiento del Titular, se considerará lo siguiente:

3.1 Se puede obtener información personal directamente de los titulares o de diferentes fuentes (comercios, operadores de bases de datos, entidades financieras, entre otros). podemos obtener información también durante el procesamiento de transacciones realizadas con instrumentos de pago electrónico por las relaciones de los titulares con las entidades financieras. también es posible que tengamos una relación directa con personas naturales (trabajadores, proveedores, etc.), que nos entreguen esta información personal en conexión con esa relación jurídica o contractual.

3.2 El usuario y el visitante del sitio web conoce y acepta que podremos recoger cierta información mediante la utilización de tecnologías y metodologías, tales como cookies, tags, web beacons u otras tecnologías similares que habilitan el seguimiento de los titulares y otros usuarios cuando navegan por el sitio web. podemos utilizar esta información para autenticar a un usuario, para recordar sus preferencias para el uso del sitio web y para analizar el uso del sitio web y sus servicios. podemos utilizar esta información personal en el agregado o combinarla con la información personal que hemos recolectado de los titulares. las cookies son pequeños fragmentos de información que se almacenan en una computadora por su navegador web. las webs beacons o píxel tabs son pequeñas cadenas de código colocadas en una página web o en un mensaje de correo electrónico con el propósito de transferir información. si un titular no quiere que su información personal sea recogida a través de cookies, puede cambiar las preferencias en su propio navegador web, lo cual es de su propia responsabilidad.

3.3 Se puede solicitar y utilizar la siguiente información personal:

• Información del uso que el usuario le da al sitio Web incluyendo patrones de navegación, tiempo de estadía, el modelo de equipo, la versión del sistema operativo, los identificadores únicos y los datos sobre la red móvil, dirección IP, entre otros.

• Información que el usuario provee a la hora del registro en el sitio Web incluyendo nombre, apellido, correo electrónico, compañía y cargo, entre otros.

• Información acerca de los datos que el usuario ingresa en la aplicación incluyendo contactos (tales como nombre y apellidos, tipo y número de identificación, dirección y de correo electrónico y número de teléfono) y mensajes entre otros.

• El número de la tarjeta de crédito o de débito e información sobre sus transacciones con instrumentos de pago, como monto de la transacción, fecha y hora, lugar o comercio donde se realizó la transacción, el tipo de transacción, y el historial de compras o pagos.

• Información personal de los trabajadores y proveedores relacionada con su fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, estado civil, sexo, grados de escolaridad, experiencia laboral, referencias personales, nivel y estado socioeconómico e información financiera.

• Información personal de los trabajadores relacionada con su estado de salud, entidades de seguridad social a las que se encuentra afiliado, antecedentes disciplinarios y judiciales.

• Información personal de los trabajadores relacionada con su núcleo familiar y dependiente, y sus preferencias personales en términos de actividades y hobbies.

• Información personal de los candidatos a cualquier posición o trabajo entre la que se encuentra sus nombres y apellidos, tipo y número de identificación, teléfonos fijos y celulares de contacto, direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales), profesión u oficio, títulos, perfil académico (colegio, universidad, etc.), perfil profesional (puestos de trabajo, antecedentes, etc.) pertenencia a asociaciones profesionales o académicas, salarios y jornadas de trabajo, evaluaciones de rendimiento y/o cualquier otro dato que se incluya dentro de la hoja de vida del aspirante o candidato. Los usuarios, clientes, trabajadores y proveedores nos autorizan expresamente a confirmar la información personal suministrada acudiendo a entidades públicas, compañías especializadas o centrales de riesgo, a sus contactos o al empleador, así como a sus referencias personales, bancarias o laborales, entre otros.

4.- USO Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

Si el titular de los datos personales nos proporciona sus datos personales, nos autoriza para usar esta información para las finalidades señaladas en concordancia con lo previsto en esta Política de Tratamiento, y no procederemos a transferir o divulgar la misma fuera de nuestras bases de datos salvo que (a) el titular nos autorice a hacerlo, (b) sea necesario para permitir a nuestros contratistas, proveedores o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (c) la utilicemos nosotros o terceros para proporcionarle nuestros productos o servicios, (d) sea entregada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, (e) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, (f) implementemos un contrato de transmisión de datos personales en los términos del Decreto 1377 de 2013, o (g) según sea requerido o permitido por la ley o para las finalidades desarrolladas en la presente política de privacidad. Nosotros recolectamos y hacemos tratamiento de datos para las siguientes finalidades:

• Administrar nuestro servicio de mensajería.

• Personalizar el sitio web para el usuario.

• Habilitar el acceso de servicios para el usuario.

• Enviar información relevante del servicio como notificaciones, alertas, etc.

• Enviar cuentas y facturas al usuario.

• Recaudar los pagos del usuario.

• Enviar información de mercadeo para incentivar el uso de la herramienta.

• Proporcionar información en relación con productos, servicios y promociones, lo que incluye la administración de las correspondientes campañas y la comunicación que sobre las mismas deba hacerse.

• Contactar con fines de cumplimiento de obligaciones pecuniarias y cobro de cartera.

• En general, operar, evaluar y mejorar nuestras operaciones comerciales, desarrollar nuevos productos y servicios, realizar campañas de mercadeo, alianzas comerciales y realizar estudios de mercado, así como para efectuar las actividades de monitoreo e investigación del comportamiento del establecimiento de comercio en el sistema y en el mercado, ligadas a los deberes de conocimiento del cliente y su mercado.

• Gestionar las relaciones con proveedores y empleados lo cual puede incluir actualización de datos o llevar a cabo controles reglamentarios.

• Para fines de seguimientos del negocio, estadísticos, econométricos, de investigación, segmentación y desarrollo de mercados, productos y valores agregados para los establecimientos de comercio, entidades financieras, clientes y usuarios.

• Para gestionar el cumplimiento de los términos establecidos en la relación laboral como: Afiliación y aportes a las entidades de seguridad social, creación de contrato laboral, generación de pagos y beneficios laborales.

• Para incluir dentro de las actividades de los programas de capacitación, desarrollo, bienestar, salud ocupacional y seguridad que establece la compañía para sus empleados. Para procesar las aplicaciones de vinculación laboral que recibimos por parte de los candidatos, dar trámite a las mismas y definirlas dentro del tiempo estipulado, según el proceso de selección o la convocatoria.

• Para finalidades históricas y estadísticas, para lo cual se utilizarán mecanismos de anonimización.

• Para transferirla o transmitirla a terceros países, conforme los dispone la ley.

• Para cualquier otra finalidad que haya sido autorizada por el titular. Salvo lo aquí descrito, no se vende o comparte los datos personales que se recolecta o trata. Cuando se requiera revelar algún tipo de información a nuestros agentes o subcontratistas, como encargados del tratamiento, el agente o subcontratista se verá en la obligación de usar la información según esta política de tratamiento y deberá garantizar la confidencialidad de la información. Adicionalmente al revelar la información necesaria para los motivos anteriormente mencionados, podemos revelar su información cuando así la ley lo requiera, mediante orden judicial. La custodia de la información será por diez años desde el último tratamiento. En todo caso, la información suministrada permanecerá almacenada por todo el tiempo necesario para permitirnos el cumplimiento de las finalidades aquí previstas y para el cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales a nuestro cargo especialmente en materia laboral, contable, fiscal y tributaria o por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate ya los aspectos administrativos, laboral, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento previsto en la ley.

5.- CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

Para nosotros la seguridad de la información es muy importante, por lo tanto resulta fundamental proteger esta información y los activos que la contienen, de cualquier pérdida de confidencialidad, integridad o disponibilidad, tanto accidental como intencionada, teniendo en cuenta la normatividad vigente aplicable, todo esto mediante la implementación de medidas apropiadas relacionadas con las personas, los procesos, la tecnología, la infraestructura y los servicios relacionados; y a través del fortalecimiento de la confianza que nos caracteriza la relación con nuestros clientes, miembros y usuarios. En ese sentido, tomaremos todas las precauciones razonablemente necesarias tanto técnicas como organizacionales para prevenir la pérdida, alteración o mal uso de su información personal.

6.- TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES DE EDAD

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular de dichos datos, o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, tales como los que revelen origen racial o étnico; orientación política; convicciones religiosas o filosóficas; pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos; los relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. En caso de que recolectemos y hagamos tratamiento de sus datos sensibles, estos serán tratados con cuidadosa sujeción a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012. Se informa a los titulares que no estarán obligados en ningún evento a autorizar el tratamiento de datos sensibles, y por lo tanto la prestación de nuestros servicios no está condicionada a la entrega de esta información sensible. En general no recolectamos información personal de niños o adolescentes. En caso de que se recolecten datos de niños y adolescentes, debe mediar debida autorización de sus padres, representantes o por quienes tengan la patria potestad del menor. Velaremos por el uso adecuado de los datos personales de los niños y adolescentes, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales y, en lo posible, teniendo en cuenta su opinión, como titulares de sus datos personales.

7.- DERECHOS DE LOS TITULARES Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Con la aceptación de esta Política de Tratamiento, el titular manifiesta libre, expresa y previamente haber sido informado sobre los derechos que la ley le concede como titular de sus datos personales y que se enuncian a continuación:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la entidad responsable del tratamiento o encargada del tratamiento de sus datos personales.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.

• Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a los datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal en los términos de la Ley 1581 de 2012.

• Acceder en forma gratuita una vez por mes a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, en los términos de la normatividad vigente. En caso de que, con ocasión de los contratos celebrados con terceros, estos tengan que hacer tratamiento de información, se podrán agregan a estos contratos cláusulas que establezcan restricciones o requisitos sobre el manejo de esta información. Los procedimientos para el ejercicio de sus derechos serán los siguientes: El área o dependencia encargada de la supervisión del sistema de protección de datos personales es:

Servicio al cliente

Email: soporte@intico.com.co

Teléfono: +57-1-5804954

(i) Consultas

Los titulares, las personas autorizadas o causahabientes podrán consultar su información personal que repose en nuestras bases de datos, caso en el cual les suministraremos la información solicitada, previa verificación de la legitimación para presentar dicha solicitud. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora, señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

(ii) Reclamos

Si los titulares, las personas autorizadas o los causahabientes consideran que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes, podrán presentar un reclamo ante nosotros, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

a) Su reclamo deberá formularse mediante solicitud dirigida a IntiCo Colombia, con su identificación, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, su dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, lo requeriremos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que usted presente la información requerida, entenderemos que ha desistido del reclamo. En caso de que no seamos competentes para resolver su reclamo, daremos traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y le informaremos oportunamente.

b) De ser procedente, una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

c) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Con el fin de ejercer su derecho al Habeas Data, los titulares de los datos personales podrán contactarse directamente a través de la dirección de correo electrónico soporte@intico.com.co  lo cual se tramitará de conformidad con la ley. También podrá comunicarse al teléfono +57-1-5804954 opción 3.

En todo momento los titulares podrán revocar su consentimiento al tratamiento de sus datos personales. Para ello es necesario enviarnos un correo electrónico a la siguiente dirección electrónica soporte@intico.com.co  la cual deberá contener los mismos requisitos señalados para el ejercicio de los derechos de los titulares haciendo un señalamiento de los datos personales a los cuales desea revocar su consentimiento. En el evento de cumplirse con los requerimientos legales, dentro de un plazo no mayor a quince (15) días hábiles contados a partir de la recepción de su correo, haremos la revocación de los datos solicitados. En todo momento los titulares podrán limitar el consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para las finalidades de mercadeo y promociones mediante el envío de un correo electrónico a la siguiente dirección electrónica: soporte@intico.com.co haciendo mención las limitantes. En un plazo no mayor a diez (10) hábiles, días contados a partir del envío del correo electrónico, dejaremos de hacerle llegar información.

8.- VIGENCIA Y MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

Esta Política de Protección de Datos Personales será aprobada por la Gerencia General o de quien haga sus veces, de la concordancia con los marcos legales y jurídicos que la avalan, será comunicada y socializada por el sitio Web y la Intranet, la cual entra en vigor a partir de la fecha de su publicación. Esta política fue actualizada en el sitio web e intranet el 21 de Junio de 2021 y entra en vigor a partir del 21 de Junio de 2021.